Linh Linh giảm 30% thời gian xử lý đơn nhờ chuẩn hóa kho vận

Khi hoạt động bán hàng mở rộng trên nhiều kênh, bài toán kho vận ngày càng trở nên phức tạp, đặc biệt với doanh nghiệp phân phối nhiều thương hiệu và sản phẩm có quy cách đa dạng. Tại Linh Linh, quá trình tăng trưởng cũng đặt ra yêu cầu thay đổi cách vận hành kho, từ phụ thuộc vào kinh nghiệm nhân sự sang chuẩn hóa bằng quy trình và dữ liệu.

Mở rộng đa kênh đặt ra bài toán mới cho kho vận

Trong ngành hàng Mẹ & Bé, quản lý kho không chỉ là bài toán lưu trữ sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng, trải nghiệm khách hàng và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

Với đặc thù nhiều thương hiệu, nhiều quy cách sản phẩm và yêu cầu cao về độ chính xác, chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình lấy hàng hoặc đóng gói cũng có thể tác động đến sự hài lòng của người tiêu dùng.

Đây cũng là thách thức mà Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất nhập khẩu Linh Linh gặp phải trong quá trình phát triển. Thành lập năm 2018 tại TP.HCM, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối thực phẩm, đồ dùng cùng các sản phẩm dành cho mẹ và bé.

Hiện Linh Linh đang phân phối nhiều thương hiệu quốc tế đến từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Australia như Greenfinger Bebegrow, Withmom Cesar, Maeil Absolute, BeBecook, Bebedang…

Hệ thống bán hàng phát triển trên nhiều kênh như Shopee, TikTok Shop, Facebook, Zalo cùng các kênh phân phối truyền thống GT, MT, tạo thêm áp lực cho việc lấy hàng, đóng gói và kiểm soát tồn kho.

Từ quản lý dựa vào kinh nghiệm đến nhu cầu chuẩn hóa

Trước khi ứng dụng hệ thống quản lý kho, nhiều hoạt động tại Linh Linh vẫn dựa vào kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự lâu năm. Họ hiểu rõ vị trí từng nhóm hàng, cách sắp xếp sản phẩm và thứ tự xử lý đơn trong từng thời điểm.

Khi số lượng SKU tăng lên và đơn hàng đến từ nhiều kênh cùng lúc, việc phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân khiến nhân viên mới mất nhiều thời gian làm quen với kho, đồng thời gây khó khăn trong điều phối và gia tăng nguy cơ sai sót khi lấy hàng, đóng gói vào các giai đoạn cao điểm. Vì vậy, Linh Linh lựa chọn chuẩn hóa quy trình và đưa dữ liệu vào các khâu vận hành quan trọng.

Ứng dụng WMS để xây dựng quy trình vận hành bằng dữ liệu

Tháng 5/2026, Linh Linh chính thức đưa hệ thống quản lý kho BigSeller WMS vào vận hành với mục tiêu chuẩn hóa hoạt động kho, giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và nâng cao khả năng đáp ứng khi sản lượng đơn hàng tăng.

BigSeller WMS được Linh Linh đưa vào các công đoạn quản lý và xử lý hàng hóa trong kho, giúp doanh nghiệp chuyển một phần hoạt động từ cách làm thủ công sang quy trình được hệ thống hóa.

Một trong những thay đổi rõ rệt nhất là việc áp dụng tính năng Wave Picking (quản lý lấy hàng theo đợt).

Thay vì nhân viên phải xử lý từng đơn riêng lẻ và tự lựa chọn thứ tự lấy hàng, hệ thống có thể tự động gom nhóm đơn dựa trên khu vực lưu kho, nhóm sản phẩm hoặc thương hiệu. Nhờ đó, nhân viên có thể hạn chế việc di chuyển nhiều lần giữa các khu vực và giảm các thao tác lặp lại trong quá trình lấy hàng.

Bên cạnh tối ưu khâu lấy hàng, BigSeller WMS còn giúp Linh Linh theo dõi toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng trên hệ thống. Các bước từ lấy hàng, đóng gói đến kiểm tra đều có thể truy xuất khi cần thiết.

Việc ứng dụng quét mã trong quá trình xử lý cũng góp phần hạn chế các lỗi liên quan đến nhầm sản phẩm, sai số lượng hoặc sai kiện hàng là những rủi ro thường gặp trong ngành hàng có nhiều sản phẩm tương đồng về bao bì và quy cách.

Nền tảng vận hành cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo

Sau khi triển khai hệ thống, Linh Linh ghi nhận những thay đổi rõ rệt: thời gian đào tạo nhân viên mới giảm từ 7 - 14 ngày xuống còn nửa ngày, thời gian xử lý đơn giảm khoảng 30%. Doanh nghiệp vẫn duy trì đội ngũ nhân sự hiện có trong khi sản lượng đơn hàng tiếp tục tăng.

Thông qua việc chuyển đổi từ mô hình quản lý dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân sang quy trình vận hành dựa trên hệ thống và dữ liệu, Linh Linh đang từng bước xây dựng nền tảng kho vận ổn định hơn với sự hỗ trợ của BigSeller WMS.

Câu chuyện của Linh Linh cũng phản ánh xu hướng chuyển đổi số trong ngành thương mại điện tử hiện nay: khi quy mô kinh doanh tăng trưởng, công nghệ không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý công việc nhanh hơn mà còn tạo ra sự ổn định, minh bạch và khả năng mở rộng bền vững.